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【保育士必見】個人情報の漏洩に注意！取扱い方や配慮すべき点
個人情報を守ることは、保育士として重要な仕事の一つでもあります。しかし適切に取り扱っているつもりでも、気づかぬうちに情報漏洩をしているという保育士は少なくありません。個人情報について理解し、適切に取扱うことが大切です。今回は、個人情報に関する正しい取扱い方や保育士が配慮すべき点について開設します。
個人情報とは？
そもそも個人情報とは、氏名や生年月日、住所など個人を特定できる情報のことを指します。
保育園における個人情報は、園児や保護者の氏名や住所、連絡先、メールアドレス、顔写真、家庭状況などが挙げられます。
どんな情報であっても外部に漏らしてはならないため、しっかりと管理することが大切です。
プライバシーとの違い
個人情報とプライバシーは一見同じ意味合いに感じますが、その意味は異なります。
プライバシーとは公にされたくない個人の秘密や私生活を意味し、それが他人から干渉されない権利のことをいいます。
つまり個人情報は先述の通り「情報」であるのに対し、プライバシーは「権利」という違いがあるのです。
個人情報が漏洩してしまう原因
個人情報が漏洩してしまう原因として、書類等送付時の「誤送付」や「紛失・置き忘れ」などが挙げられます。
書類等の誤送付には、宛名間違いやFAX・メールなどの誤送信が含まれ、過去には保護者宛に郵送した書類の裏面に関係のない個人情報が印刷され回収に至ったという事例もあります。
また日々の仕事量が多い保育士は、やむを得ず業務を持ち帰るということもあるでしょう。
業務を自宅に持ち帰ることがきっかけとなり、情報漏洩につながるリスクが高まります。
少しの気の緩みが大きな事故につながりかねないため、保育士一人ひとりが管理を徹底することが大切なのです。
保育園での個人情報の取扱い方
個人情報は、正しい方法でしっかりと取り扱わなくてはなりません。
以下では、保育園での個人情報の取扱い方について紹介します。
取得、利用する際
個人情報を取得する際は、その利用目的を明らかにし同意書などで同意を得る必要があります。
万が一利用目的になかったことで利用する際は、その都度同意を得なければなりません。
利用目的を明確にせず「何に使うかはまだ分からない」という状況で、情報を取得することはやめましょう。
保管、管理をする際
個人情報に関する保育士研修を定期的に実施すると良いでしょう。
保育士全員が日常で扱う個人情報のリスクや、万が一の場合に備えた対策についての共通認識を持つことが大切です。
また個人情報を取扱う人を限定し、特定の保育士（園長や主任など）しかアクセスできないようにするといった方法も有効です。
書類で情報を管理している場合は、鍵付きの棚や引き出しで保管することで紛失や盗難を防ぐことができます。
第三者へ提供する際
例えば子どもの発達支援や家庭支援に関する機関などの第三者へ個人情報を提供する際は、事前に個人情報元の本人の許可を得る必要があります。
情報を提供した場合は、「いつ」「誰の」「どのような情報」「誰に」といった記録をつけることが大切です。
ただし虐待の恐れや不審者情報などの緊急時、あるいは災害時の場合は本人への許可は不要です。
開示請求などの対応の際
個人情報元の本人から、個人情報の開示や削除、追加、訂正などの請求を受けた場合は、対応する必要があります。
またこのような請求を受けた際も、しっかりと記録をつけるようにしましょう。
個人情報を守るために保育士が配慮すべき点
以下では、個人情報を守るために保育士が配慮すべき点について紹介します。
SNSの投稿は十分に注意する
保育園でSNSやホームページなどを開設している園も多いことでしょう。
しかしSNSやホームページへ子どもの写真を投稿する際は、十分に注意する必要があります。
写真や動画を投稿する際は、あらかじめ保護者からの許可を得るとともに、子どもが特定されるような情報は発信しないようにしましょう。
個人情報の取扱いについては、書類を作成し保護者会時に配布したり、ホームページに掲載しておくなど保護者と認識をすり合わせておくことも重要です。
他の家庭の個人情報は話さない
保育士同士で話すときはもちろん、保護者と話すとき、プライベートで友人と話すときも他の家庭の個人情報を話すことはNGです。
特に保育園外では、個人が特定できるような名前を出さないよう注意しましょう。
誰かの耳に入った際、話している内容が悪口ではなくても、後の大きなトラブルになりかねないため控えることが大切です。
個人情報が含まれる仕事は持ち帰らない
保育園での情報漏洩の多くは、個人情報を保育園外に持ち出すことにより発生しています。
そのため、個人情報が含まれる書類・USBメモリや子どもの写真が入ったカメラのSDカードを持ち帰ることは控えましょう。
書類については通勤時の電車やバスなどの公共の場所で広げてしまうと、不特定多数の目に晒してしまうことになり、情報漏洩のリスクが高まります。
またUSBメモリやカメラのSDカードについては、紛失の原因となるため持ち帰ることはNGです。
まとめ
子ども達の安全を守る役割を担う保育士は、子どもの個人情報も守る必要があります。
また持ち帰り仕事が多い保育士は、常に情報漏洩のリスクと隣り合わせという意識を持つことも大切です。
日頃から適切な取扱い方をしていれば、個人情報を守ることができるため、保育士全員で正しい取扱い方を身につけておきましょう。
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