保育士の転職で必要になる在職証明書とは？依頼方法について解説

採用の選考を突破し内定をいただいた後には、嬉しさと同時に新しい職場への期待にワクワクしますよね。しかし忘れてはいけないことが、新しい職場での勤務に向けての準備です。現職の退職対応を行いながら、新しい職場での勤務準備を行う時間は意外とタイト。さまざま書類の準備も必要であり、そのうちの一つが在職証明書の準備になります。今回は、保育園への転職の際に在職証明書が必要になる理由や依頼方法についてまとめました。

在職証明書とは

保育士として転職した後に必要になる書類である、在職証明書。

この書類は、認可保育園に転職する際に前職の保育園にどれくらいの期間、在職していたのかを把握するための書類です。

これまでに保育士として複数回の転職を行っている場合、在籍した保育園の数だけ証明書が必要になります。

なお認可外保育園で勤務を行う場合、在職証明書は不要です。

なぜ在職証明書が必要になるのか

転職後にはさまざまな書類の準備が必要ですが、なぜ在職証明書が必要になるのでしょうか。
それは、保育士の実務経験の年数を証明するために必要となるためです。

この実務経験の年数は、保育園の運営を行う事業体にとって大きな意味を持ちます。

認可保育園には、保育士を雇用した際に自治体や行政から補助金を受け取ることができる処遇改善手当という仕組みがあります。

これは保育士の実務経験年数やスキルに応じた金額が補助金として支給される仕組みになっていおり、支給の際に審査が行われるため、個人で作成した在職証明書では経歴詐称の可能性が否定できません。

そのため、実務経験年数を客観的に確認できる在職証明書が必要になるのです。

なお認可保育園における勤務実績であれば、雇用形態が非正規雇用であったとしても、保育経験年数として評価される場合があります。

＞＞＞あわせて読みたい「保育士の収入が上がる？処遇改善手当について分かりやすく解説！」

在職証明書の入手方法

書類を入手するには、どのような対応を行えばよいのでしょうか。

依頼方法を具体的にまとめました。

①退職日に受け取る

1つ目の方法は、退職時に保育園側から直接受け取る方法です。

書類を依頼する際の注意点としては、書類の発行に時間がかかること。
そのため退職が確定した段階で、所属する園の担当者に早めに相談し、退職日当日に書類を受け取れるように手配をしていくことが必要です。

なお退職日に在職証明書を受け取る場合、保育園によっては自分自身で書類を作成するケースも。

自分で作成する場合、下記の項目について記載する必要があります。

必要な項目のモレがないように、注意して作成するように心がけることが大切です。

②郵送で依頼する

事前に依頼していた書類の作成が退職日までに間に合わなかった場合や、退職後に依頼する場合は、郵送で依頼します。

郵送で依頼する場合、事前に電話で連絡を入れておくことが大切です。
保育園によっては日々の業務で忙しい場合もあるため、電話を入れることで依頼をする際の印象も良くなります。

担当者に電話をする際の例文

以前、勤務していた〇〇と申します。在籍時はお世話になりました。この度、転職が決まりまして、新しい勤務先に在職証明書を提出する必要があり、書類発行をいただきたくお電話いたしました。郵送にて必要書類をお送りいたしますので、お忙しいところ恐れ入りますが、お手続きをよろしくお願い致します。（電話を切るとき）忙しい中、対応いただきありがとうございました。

なお転職先の保育園によっては申請書類のフォーマットが存在する場合があります。
その場合、郵送で依頼する書類一式に使用しているフォーマットを同封するとよいでしょう。

送り返してもらうための、切手を貼った返信用封筒も忘れずに同封します。

派遣やパートの期間も勤続年数として認められる場合がある

保育士の人の中には非正規雇用（派遣社員やパート、アルバイト）の雇用形態にて働いたことがある人もいるでしょう。
こうした非正規雇用の方でも、在職証明書が必要になる場合があります。

対象となる人は、1日6時間、月20日以上の勤務がある保育士。

また派遣社員で働いてきた人は、書類を派遣会社ではなく働いていた施設に発行してもらう必要があるので注意が必要です。

在職証明書を依頼する時の注意点

在職証明書を依頼する場合、さまざまな注意点があります。
各注意点について下記にまとめます。

①履歴書の内容と依頼内容に差異が無いように注意する

在職証明書の依頼を行う際に、転職先に提出した履歴書との内容が異なっていないか確認が必要です。

在籍年数や役職などが異なっていた場合、経歴詐称を疑われる可能性もあります。

採用後の信用だけでなく、採用の可否にも関わってくる場合もあるため、履歴書と在職証明書に記載されている内容に差異がないか入念に確認することが大切です。

②発行までに時間がかかることを想定しておく

施設によっては、書類の依頼を受けてから対応が完了するまでに時間がかかる場合もあります。
理由は行事が立て込んでいたり、スタッフが忙しかったりする場合があるため。

急ぎの業務が優先され、在職証明書の発行に時間がかかる場合もあるようです。

書類が必要になるギリギリのタイミングで依頼を行ってしまい、書類の発行が間に合わない場合、発行元の保育園にも、新たに勤務する保育園にも迷惑が掛かってしまいます。

そのため、余裕のある日程で書類の依頼を行うようにすることが大切です。

③必ずコピーを取っておく

書類が届いたら、必ずコピーを取り保管しておくことが大切です。

在職証明書は一度提出すると、戻ってくることはありませんが、提出後に何かしらの問題が発生する可能性も否定できません。

何か問題が発生した際に、コピーがあれば提出した書類の内容がどのような内容であったか確認ができるので安心できるでしょう。

まとめ

在職証明書は保育士が転職の際に必要になる書類。

この書類は正規雇用者だけでなく、パートやアルバイトといった非正規雇用者であっても依頼することが可能です。

書類の取得方法としては、退職の際に受け取る方法と郵送で受け取る方法があります。

書類の作成には時間がかかる場合があるので、余裕をもって依頼を行うことが大切です。

バタバタとする転職活動の際に準備を忘れることが無いように注意をしていきましょう。
 

保育士さんの転職サポートは【保育求人ラボ】

【保育求人ラボ】は専門のアドバイザーがあなたに合った保育園・幼稚園の求人をご提案させていただきます。ご不安な点やご希望などしっかりとヒアリングさせていただき、サポートさせていただきます。まずはお気軽にお問い合せください。

お電話で無料お問い合わせ　簡単！LINEで無料お問い合せ

Instagramにてお役立ち情報更新中！
フォロー・いいね・コメントよろしくお願いします♪