書類作業が終わらない保育士の仕事…効率よく終わらせる方法は？

更新日：2022/09/13

保育士の仕事において、書類作業は多くの割合を占め、終わらないと悩む保育士は少なくありません。また、書類作業が終わらなければ、残業や持ち帰り仕事につながるため、改善できることがあれば改善していきたいですよね。今回は、書類作業が終わらない保育士に向けて、効率よく作業を終わらせる方法について解説します。

■目次

保育士の仕事はなぜ書類作業が多いの？

保育士の仕事に書類作業が多い理由として、子ども一人に対し多くの大人が関わっていることが挙げられます。

保育士は、保育をする中で保護者はもちろんのこと、栄養士や看護師、地域の自治体など…さまざまな人達と連絡を取り合い、協力しながら、子どもの成長を後押ししていきます。

そういった連携で重要となることが、情報共有です。

日々、子ども達は成長し変化していくため、その変化をしっかりと伝えるためにも情報共有は欠かせません。

そして、確実な情報共有を行うには”書く”ことが最も有効な手段です。

このことから、保育士の仕事において、書類作業は多くなってしまうのです。

保育士の主な書類作業は、以下の通りです。

●保育計画書

●連絡帳

●保育日誌

●児童票（保育経過記録）

●おたより

●行事計画書

●園児の健康診断記録

●0歳児の毎日の健康記録

…など

上記の他にも、午睡チェック表や会議の議事録、避難訓練の記録など多くの書類作業があります。

保育園で書かされる書類は「保育園を運営する上で必須な書類である」と、行政が決めた規則に則って備えているものです。

もちろん、これらの書類の中には、毎日作業しなくても良い書類もあります。

ですが、きちんと「何のためにこの書類があるのか」「どのような場面で必要になるのか」ということを把握しておく必要があります。

保育士の書類作業を効率よく終わらせる方法は、以下の通りです。

書類をまっさらな状態から作成するとなると、非常に時間がかかってしまいます。

時間を短縮するためにも、過去に先輩が作成した書類や前年度に作成した書類を参考に作成しましょう。

内容をそのまま書き写しすることは好ましくありませんが、行事の持ち物や毎月のおたよりのフォーマットであれば、テンプレート化して少々手を加えながら使っていくことをおすすめします。

また、過去の書類を参考にすることで「この文章は読みやすい」「この言い回しは使えそう」と、文章の書き方を学べたり、文章力の向上といった自身のスキルアップにもつながるかもしれません。

書類を書き終えた後、保育士同士で文章の読みやすさについて確認し、アドバイスをし合えると良いでしょう。

保育士の中には、文章を書くことに苦手意識を感じる方もいます。

苦手な文章を書く際は、伝えたい表現が出てこなかったり、難しいと感じたりしてなかなか作業が進まないことも少なくありません。

反対に、書類作業が得意という保育士もいますよね。

一人で長い時間をかけて悩むよりも、良いアドバイスをもらえれば、書類作業も進み、自身の文章力にも磨きがかかることでしょう。

書類作業を効率よく終わらせる方法として、保育の隙間時間を活用することも挙げられます。

午睡中に、連絡帳の記入やおたよりの作成などの書類作業を行うという保育士の方は多いですよね。

ですが、それ以外にも隙間時間が無いか振り返ってみましょう。

例えば、パートの先生がクラスに入っていてくれていて比較的手が空いているときや、休みの園児が多く保育士の人手が足りているとき、子ども達が落ち着いてコーナー遊びをしているときなど…他の作業ができそうな場合は、書類作業を行うチャンスです。
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