保育士の在職証明書がほしい！連絡したくない場合どう依頼する？

「在籍証明書が欲しいものの、職場に連絡したくない……」とお悩みの保育士さんはいませんか。保育士が転職する際、必要となる書類に在職証明書があります。在職証明書をもらうには前の職場に依頼しなくてはなりませんが、退職時にトラブルなどがあり、連絡することをためらってしまう保育士もいるでしょう。今回は、保育士が在職証明書をもらう際に連絡したくないと思った場合の依頼方法と、その注意点についてまとめました。

そもそも在職証明書とは？

在職証明書とは、従業員がその企業に在籍している、もしくは在籍していたことを証明する書類のことです。

企業側に作成する義務はなく、従業員から希望があればそれに応じて発行されます。

転職活動をはじめ、子どもの保育園入園申請や、住宅ローンを申し込む際などにも用いられます。

法的に決められた書類ではなく基本的にフォーマットは自由ですが、自分で勝手に作成してよいものではないため注意しましょう。

また、コピーの提出も禁止されているケースがほとんどです。

一般的に、在籍証明書には以下の内容が記載されています。

• 住所
• 氏名
• 生年月日
• 入社年月日
• 雇用期間
• 勤務場所
• 雇用形態
• 業務内容
• 勤務日数・就労時間
• 発行元の証明印

項目内容は園や企業によってさまざまで、提出先の希望に沿って作成してもらうことになります。

＞＞＞あわせて読みたい「保育士の退職時に必要な書類は？退職の手順や公的手続きも紹介」

保育士の転職に在職証明書って必ず必要？

保育士が転職する際、在職証明書は必ず必要なのでしょうか。

結論からいうと、在職証明書がなくても転職できないということはありません。

しかし、在職証明書がないと保育士が損をする可能性があるのも事実です。

ここでは、在職証明書が担う役割について解説します。

●履歴書や職務経歴書の内容を証明できる

応募者が用意する履歴書や職務経歴書は、すべて本人の意思で書かれるため、その情報が正確なものなのか判断ができません。

しかし、在職証明書があれば履歴書などの内容に間違いがないことを証明できるため、正当性を示せます。

●処遇改善加算の申請に用いられる

在職証明書は処遇改善加算に関わります。 

つまり、園にとっても保育士にとっても、在職証明書は非常に重要な書類なのです。

「手当がもらえない！」とならないためにも、今まで保育士として働いてきたことを在職証明書で証明する必要があります。

＞＞＞あわせて読みたい「保育士の収入が上がる？処遇改善手当について分かりやすく解説！」

●在職証明書がいらないケースもある

先述した処遇改善加算は、以下の場合では対象外となります。

つまり、認可外保育園に転職する人や、勤務時間が少ないパートや派遣の保育士は、在職証明書がいらないということになります。

ただし、認可保育園に転職する際は必要となるため注意しましょう。

＞＞＞あわせて読みたい「知らないと損！保育士の給与が増える経験加算とは？」

在職証明書をもらう前に知っておきたい注意点は？

以下では、保育士が在職証明書をもらう前に知っておきたい注意点を紹介します。

発行まで時間がかかる

在職証明書の発行は義務ではないため、保育園はそのための時間をわざわざ作らなければいけないことになります。

そのため、依頼してもすぐに対応してくれなかったり、受け取れるまで数週間かかったりする場合もあります。

書類が必要だと分かった時点で、早めに依頼しておきましょう。

発行してもらえない場合がある

園によっては、在職証明書を発行してくれないケースもあるかもしれません。

そのような場合は、在職証明書の代わりになる書類を用意するのも一つの方法です。

例えば、雇用保険の加入歴や年金の加入記録などがそれに当たります。

雇用保険の加入歴はハローワークで、年金の加入記録はインターネットやねんきん定期便で確認できます。

在職証明書を発行してもらえないときは、転職先の園に一度相談し指示を仰ぎましょう。

勤務していた保育園が閉園したらもらえない

退職した園が閉園してしまった場合、在職証明書は発行してもらえません。

そのため、退職時に閉園することが分かっている場合は、早めに依頼し発行してもらいましょう。

すでに閉園してしまっている場合は転職先に相談し、ほかの書類で代用するなどの対応をしましょう。

保育士が在職証明書で連絡したくない場合の依頼方法

在職証明書をもらうには、手紙か電話で依頼する方法があります。

連絡したくないという場合でも、なるべく最小限のやりとりで在職証明書を手に入れられるよう、以下の方法を試してみてください。

●手紙で依頼し返送してもらう

「前の職場に電話したくない！」という方は、手紙で依頼して返送してもらう方法をおすすめします。

「書く内容に困ってしまう……」という方もいるかもしれませんが、謝罪などを書く必要はないため、事務的な作業として割り切って依頼することが大切です。

郵送する書類として、

• 在職証明書を発行してほしいという依頼文
• 在職証明書を書く用紙
• 返送するための返信用封筒

の3点を準備します。

依頼文の書き方

“就職が決まったため必要”など、利用目的をはっきり記しておくようにしましょう。

きちんとした理由がないと発行してもらえない場合もあるので、隠さず伝えることが大切です。

また、“いつまでに返送してほしい”という希望日を忘れずに書いておくと、目処が立ち安心です。

日にちの指定がないと、後回しにされてしまう可能性もあります。

在職証明書を書く用紙は、転職先の園が指定しているフォーマットを用います。

特に指定がない場合は、必要な項目を確認したうえで、自分でインターネットからテンプレートを利用する手もあります。

返信用封筒には、返送先の住所を記載し切手を貼ることを忘れないようにしましょう。

●電話で依頼し郵送してもらう

前の職場に電話することは、非常に負担のかかることかもしれません。

しかし、なるべく早く在職証明書が欲しい場合は、直接電話で依頼するのが確実な方法です。

電話で依頼するメリットは、「在職証明書の発行は可能か」「いつ頃発行できるか」をその場で確認できることです。

電話で先に結論を聞くことができれば、モヤモヤした気持ちも多少スッキリするでしょう。 

電話での依頼方法は、

• 「在職証明書が欲しい」というお願いと、必要になった理由を伝える
• 発行できることを確認した後、在職証明書を書く用紙と返信用封筒を郵送する

という手順になります。

こちらも手紙での依頼と同様、転職に必要な事務作業として淡々と行っていくことが重要です。

手紙でも電話でも、できるだけ少ない連絡で済むように、内容の不備に注意しながら行いましょう。

在職証明書は退職時に受け取るとスムーズ！

在職証明書は、退職日にもらっておくというのが一番手間がなくおすすめの方法です。

保育士として転職をするなら、ほかの退職関連の書類と一緒に受け取っておきましょう。

そのためには、退職が決まってからできるだけ早めに依頼することが大切です。

頼みづらいかもしれませんが、後からお願いするよりもずっと楽ですよ。

まとめ

今回は、保育士が在職証明書をもらう際に連絡したくない場合の依頼方法と、注意点を紹介しました。

在職証明書は保育士にとって重要な書類ですが、入手できず困るケースもあるかもしれません。

そんなときは転職先の園に相談し、園から請求してもらったり代用できる書類を教えてもらったりして、解決方法を見つけましょう。

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