保育士が業務を効率化させる方法は？今すぐ実践できる方法を紹介

保育士は多忙なため、業務効率化の方法を知りたい方も少なくないでしょう。保育業界が人手不足に陥っている理由の一つとして、仕事量の多さが挙げられます。日常の保育だけでも時間が追いつかないことがよくありますが、さらに保育士は多くの事務作業を抱えています。そこで今回は、保育士の業務を効率化させるための方法を、書類作成・製作物作成・その他の作業という3項目に分けて紹介します。

【書類編】保育士の業務を効率化させる方法

保育士の業務を効率化するためには、多くの時間を費やす書類作成の時間を減らすことが重要です。

時間がかかる物としては、毎日の連絡帳やおたより作成が挙げられます。

以下では、それぞれの作業を効率化する方法を、メリット・デメリットを含めて詳しく紹介します。

●連絡帳

パートの先生にもお願いする

多くの保育園では、一般的に連絡帳の記入は正社員が担当しています。

しかし、可能な場合はパート保育士にも連絡帳の記入をお願いしましょう。

パート保育士は補助に回ることが多いため、一人ひとりの子どもとゆっくり向き合う時間があります。

そのため、正社員とは違う視点で子どもを見ることができ、保護者に新たな子どもの一面を伝えられるでしょう。

ただし、保育士の中には、連絡帳の記入が苦手でパートを選んでいる人もいます。

また、連絡帳の記入は責任を伴う仕事であるため、パート保育士に任せる場合は園全体でやり方を統一するようにしましょう。

＞＞＞あわせて読みたい「悩んだときに使える！保育園で書く連絡帳の例文やコツを紹介！」

クラスの連絡用ホワイトボードを使用する

従来の連絡帳制度を、思い切って見直すのも一つの手です。

連絡帳の代わりとして、その日のクラス活動を記入するホワイトボードを用意し、保護者の目に入る位置に設置するとよいでしょう。

個別で連絡帳に記載するのは、体調に変化があった場合や、子ども同士のトラブルがあった場合などに限定します。

これで保育士の負担を軽減できます。

その代わり、保護者とのコミュニケーションはきちんと取ることが大切です。

ただし、中には直接話すのが苦手な保護者や、毎日の連絡帳を思い出としてとっておきたい保護者も少なくないため、保護者へのさらなる配慮が必要となります。

毎日書くのではなく間隔をあけて書く

連絡帳を毎日書くのではなく、2日に1回や週に1回のペースで書くという方法もあります。

こうすることで、事務作業の時間を大幅に削減できます。

しかし、ときには「今日は連絡帳に書きたいエピソードがあるけど書く日ではない」という場面もあるかもしれません。

そういった場合は、臨機応変に対応する柔軟性が求められます。

＞＞＞あわせて読みたい「保育士さん必見！連絡帳の書き方のポイントや注意点を解説」
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●おたより

ホームページ上に載せる

パソコンで文章を作成して原本を印刷し、それを人数分配布するという方法は昔から一般的です。

プリントが手元に届くと、各家庭で目立つところに張り出しておくことができます。

しかし、これには保育士が多くの時間を費やすという弱点があります。

代わりにホームページにクラスごとの情報を掲載すれば、プリントを配布しなくても保護者に情報を伝えることができます。

ただし、見ていない保護者の確認ができなかったり、毎回見てもらうように声をかけるのが大変になったりする恐れがあるため、注意が必要です。

＞＞＞あわせて読みたい「書類作業が終わらない保育士の仕事…効率よく終わらせる方法は？」
 

ICTシステムやアプリを利用する

近年、保育園におけるICTの導入が奨励され、さまざまなアプリが開発されています。

子どもの出席簿や保育士の勤怠管理をICTシステムで行う園も増えています。

また、保護者が連絡メールを閲覧したかどうかを確認できるシステムも存在します。

パソコンを使って情報を管理することは、保育士と保護者の双方にとって業務効率化につながります。

もちろん、すべての保護者がすぐにアプリを使いこなせるわけではないため、慣れるまでは使い方の説明が必要です。

その手間を考えても、アプリの利用は業務効率化に有効だといえるでしょう。

＞＞＞あわせて読みたい「保育業界のICT化とは？ICT化のメリット・デメリットも紹介」
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【製作物編】保育士の業務を効率化させる方法

温かみを大切にする保育園では、壁面飾りから誕生表、誕生日カードなどを、すべて手作りで製作する場合があります。

しかし、保育園では個人情報を扱う書類の作成が優先されるため、製作物は家に持ち帰って準備する保育士も少なくありません。

以下では、そんな製作物の業務効率化について紹介します。
 

●時短アイテムを使用する

一つひとつをすべて手作業で行うのではなく、時短アイテムを活用しましょう。

例えば、簡単に画用紙からハート柄や星柄などの型を切り抜けるクラフトパンチがおすすめです。

クラフトパンチは種類や大きさも豊富で、いくつか組み合わせることで別の形にアレンジすることもできます。

保育士が組み合わせを考えれば、既製品という雰囲気がなくなりますよ。

また、作った物をラミネート加工すれば、何度も再利用することができます。

毎月の壁面飾りは、ラミネート加工した動物の周りの飾りを変えるだけで雰囲気が変わります。

＞＞＞あわせて読みたい「【保育士必見】製作準備がスムーズになる！おすすめ道具10選」

●よく切れるハサミを使う

保育士の製作作業において、道具選びは非常に重要です。

特に最も使用頻度の高いハサミは、よく切れる物を選びましょう。

これによって費やす時間が何倍も変わります。

裁縫用の裁ちばさみは、画用紙を重ねて切る際にも力を入れずに切ることができます。

先端まで切れ味がよいため見た目は大きなハサミですが、実は細かいところを切る際にも適しています。

その他の道具も、自分が使いやすい物を選びこだわることで、時短につながりますよ。

＞＞＞あわせて読みたい「保育士だけど製作は苦手な方へ！意識する点と克服ポイントを解説」

【その他】保育士の業務を効率化させる方法

書類や製作物以外にも、業務効率化のためにできることはたくさんあります。
以下では、取り組みやすい方法を紹介します。

●会議を減らす

会議は保育士の作業時間を割くため、時間の短縮や回数の削減を検討しましょう。

本当に必要な会議なのか見直してみると、クラス内で話し合うだけで十分だったり、回覧板を回すだけで済んだりする場合もあります。

ほかにも、会議に参加する人数を制限すると、話が広がりすぎずに済むため、時間短縮につながります。

●情報ツールを使う

各クラスの進捗状況や予定などを、情報ツールを使って全職員で共有することは、業務効率化に非常に有効です。

保育園では、保育士一人が担当できる子どもの人数に制限があります。

そのため、以上児よりも未満児の方が担任が多く配置される傾向があります。

未満児の活動は少なく、人手も豊富です。

そのため、各クラスの製作物や行事の準備は早めに終わることがあるでしょう。

そんなとき、情報ツールを使って職員間の状況を共有すれば、手伝いに行ったり、自分のクラスの予定を調整したりできます。

手書きや口頭での共有ではなく、スマートフォンやタブレットなどを使うため、情報の記入や修正もスムーズに行えますよ。

●時間を決めて行う

仕事をする際は、何事も時間を決めて取り組む習慣を身につけましょう。

もし時間内に終えられない場合はその理由を探り、解決策を見つけます。

こうすることで、それぞれの仕事にかかる時間が明確になり、自ずと勤務時間内に達成可能なこととそうでないことが分かってきます。

また、周りに手助けを求めたり、簡素化できる部分を省いたりすれば、業務の効率化を図れるでしょう。

これにより、より効果的に仕事を進めることができます。

＞＞＞あわせて読みたい「【保育士の残業問題】原因と残業時間削減のためにできること」
＞＞＞あわせて読みたい「保育士は持ち帰り仕事が当たり前？実態や減らすための対策を紹介」
 

まとめ

今回は、保育士が業務を効率化させる方法について解説しました。

保育士の業務効率化には、ICTの導入が欠かせません。

初めは使いこなすまでに時間がかかるかもしれませんが、その後の業務削減には大いに役に立ちます。

さらに、時短アイテムの利用や会議の見直しなども、保育士の業務効率化に有効です。

保育士が本来担うべき仕事に集中できるような方法を考えましょう。

本記事を参考に保育士の業務効率化を行い、保育士の負担を減らせるように取り組んでみてください。

その結果、保育の質の向上にもつながることでしょう。

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